ASISTENTE ADMINISTRATIVA/O FINANCIERA/O HIP-ECHO

Funciones y Responsabilidades

• Apoyar y asegurar que  la ejecución de actividades administrativas, financieras, de recursos humanos y operativas del proyecto estén en línea con las regulaciones de UNFPA y ECHO
• Apoyar y asegurar que la  logística de entregas de productos y/o bienes adquiridos cumplan con la regulaciones pertinentes tanto de adquisiciones cuanto de Manejo de Suministros de Programa
• Apoyar y asegurar que la gestión operativa del proyecto tanto con el equipo UNFPA como con los Socios Implementadores cumpla con las regulaciones de UNFPA y ECHO
• Levantar y mantener el Plan de adquisiciones de los fondos del Proyecto ECHO correspondiente a UNFPA y, en caso de necesidad, de otros fondos.
• Apoyar en el monitoreo y seguimiento de los fondos del proyecto
• Solicitar en las plataformas correspondientes los procesos de contratos individuales, adquisiciones, viajes y pagos, garantizando que la documentación de sustento esté completa de acuerdo a las regulaciones de UNFPA y ECHO
• Mantener los archivos físicos y virtuales de los procesos operativos y programáticos del proyecto ECHO
• Apoyar y asegurar que se incluyan las especificaciones técnicas para los procesos de adquisiciones de bienes, asegurándose que cumplan con las regulaciones de UNFPA 
• Gestionar la revisiones presupuestarias de los fondos del Proyecto ECHO: la elaboración de informes/reportes financieros periódicos y seguimiento a los saldos presupuestarios basados en los informes de las plataformas correspondientes
• Brindar apoyo en los requerimientos administrativos tales como: organización logística de eventos y misiones, compra de pasajes aéreos,
• Levantar alertas sobre nudos críticos en la implementación presupuestaria.
• Asegurar que el procesamiento del pago de IVA por los honorarios del personal y del proyecto cumpla con las regulaciones
• Apoyar en los temas operativos, administrativos y financieros vinculados al Programa País de UNFPA Ecuador .
• Otras funciones relacionadas con su posición que fueran necesarias

Formación Académica

Título universitario en Economía, Administración de Empresas, Finanzas, Negocios Internacionales, Auditoría o áreas afines

Experiencia Laboral:

• 4 años de experiencia profesional en funciones operativas, administrativas y/o financieras, 
• Conocimiento  en gestión de adquisiciones, logística, recursos humanos y administración financiera en proyectos 
• Experiencia en el seguimiento presupuestario y elaboración de informes financieros.
  
   

Conocimientos Técnicos y Habilidades:

• Dominio en uso de plataformas:  Google Suite, correo electrónico, plataformas virtuales de trabajo
• Conocimiento en gestión de adquisiciones, logística, recursos humanos y administración financiera en proyectos.
• Manejo de plataformas de comunicación virtual.
• Conocimientos de normativas de adquisiciones, contrataciones
• Manejo de archivos físicos y digitales.
• Capacidad de redacción clara, organización y cumplimiento de procedimientos administrativos.

Idiomas:

• Suficiencia en Español (oral y escrito) - 
   
• Inglés avanzado (comprensión, lectura, escritura y conversación).

Competencias de UNFPA

Ejemplificar la Integridad (Exemplifying integrity) Actúa con honestidad, transparencia y responsabilidad en el cumplimiento de sus funciones administrativas y financieras. Gestiona la información confidencial con la máxima discreción, adhiere estrictamente a los procedimientos establecidos y previene cualquier potencial conflicto de interés. Demuestra coherencia con los valores y principios éticos del UNFPA y del sistema de Naciones Unidas en todas sus interacciones, tanto internas como externas.

Demostrar Compromiso con el UNFPA y el Sistema de la ONU (Demonstrating commitment to UNFPA and the UN System) Evidencia una comprensión clara del mandato del UNFPA y actúa con un compromiso inquebrantable hacia sus principios fundamentales, incluyendo la promoción de los derechos humanos, la igualdad de género y la salud sexual y reproductiva. Se adhiere rigurosamente a las normas éticas y conductuales de las Naciones Unidas, representando a la organización con integridad y un elevado nivel de profesionalismo en todas sus responsabilidades administrativas y financieras.

Abrazar la Diversidad Cultural (Embracing cultural diversity) Reconoce y valora la diversidad cultural, étnica y de género inherente al equipo de trabajo y presente en las comunidades donde se implementa el proyecto. Se comunica con respeto y sensibilidad cultural, adaptando su metodología de trabajo a los contextos sociales y culturales específicos. Promueve activamente un entorno inclusivo, libre de discriminación, en plena alineación con los principios de igualdad y equidad del UNFPA.

Abrazar el Cambio (Embracing change) Demuestra una perspectiva internacional y una apreciación por las diferencias en valores, así como la capacidad de aprender de la diversidad cultural. Adopta acciones apropiadas al contexto religioso y cultural, y exhibe respeto, tacto y consideración hacia las diferencias culturales. Observa y busca activamente información para comprender las perspectivas de terceros.

Competencias Básicas del UNFPA

Logro de Resultados (Achieving results) Cumple los objetivos y los plazos establecidos para sus funciones administrativas y financieras. Garantiza la calidad y exactitud del trabajo ejecutado, identifica proactivamente los obstáculos y propone soluciones prácticas y eficientes. Se enfoca en la consecución de resultados óptimos que contribuyan al éxito general del proyecto, en estricta conformidad con los procedimientos del UNFPA y del donante.

Ser Responsable (Being accountable) Se integra eficazmente dentro de la unidad de trabajo, identificando oportunidades para iniciar acciones y contribuyendo activamente al logro de resultados colaborativos con otros miembros del equipo. Asume plena responsabilidad por el desempeño personal, participando en la planificación individual del trabajo y el establecimiento de objetivos, y buscando retroalimentación continua para mejorar su rendimiento.

Desarrollo y Aplicación de Experiencia Profesional / Visión de Negocio (Developing and applying professional expertise/business acumen) Aplica sus conocimientos especializados en administración financiera, procesos de adquisiciones y operaciones de manera efectiva. Se mantiene actualizado/a respecto a las normativas y procedimientos del UNFPA y del donante, buscando constantemente oportunidades de mejora y aprendizaje continuo. Comparte activamente las buenas prácticas con el equipo y utiliza herramientas digitales para optimizar su desempeño.

Pensamiento Analítico y Estratégico (Thinking analytically and strategically) Emplea herramientas analíticas apropiadas y una lógica rigurosa para recopilar, definir y analizar información, así como para abordar situaciones y problemas complejos.

Trabajo en Equipo / Gestión de Uno Mismo y de Nuestras Relaciones (Working in teams/managing ourselves and our relationships) Colabora de manera efectiva con colegas tanto dentro como fuera del UNFPA para facilitar el cumplimiento de metas comunes y objetivos compartidos. Busca activamente la resolución de desacuerdos y apoya las decisiones consensuadas del equipo.

Comunicación para el Impacto (Communicating for impact) Transmite información oral y escrita de manera oportuna, efectiva y de fácil comprensión, según los requerimientos de la oficina. Participa activamente en reuniones y discusiones grupales, practicando la escucha activa y compartiendo información relevante. Expresa sus ideas con la clara intención de resolver problemáticas. Considera atentamente las aportaciones de otros y responde de manera apropiada a las críticas constructivas.

A continuación, se detallan los documentos que se requerirán a los postulantes:

a) Currículum Vitae (CV) o Formulario P11: Deberá indicar todas las posiciones ocupadas previamente y sus principales funciones subyacentes, la duración de cada una (mes/año), las cualificaciones obtenidas, así como los datos de contacto del/de la candidato/a (correo electrónico y número de teléfono), y al menos tres (3) referencias profesionales más recientes de supervisores/as anteriores. Las referencias también pueden incluir colegas.

b) Carta de Motivación: (extensión máxima: 1 página) en la que el/la candidato/a exponga por qué considera que su perfil se ajusta a los requisitos del puesto.

c) Materiales Adicionales (solicitud ad hoc): Los/as gerentes podrán solicitar (de manera ad hoc) cualquier otro material relevante para preevaluar la pertinencia de la experiencia del/de la candidato/a, tales como informes, presentaciones, publicaciones, campañas u otros materiales.

8. Anexos a los Términos de Referencia (TdR)